Kadrovska evidenca – kaj potrebujete?

V veliki večini podjetij uporabljajo za evidentirane kadrov in samo evidenco programe kot so EXCEL ali Google Sheets, v kombinaciji z ostalimi programi, ki že obstajajo na računalniku, v večini primerov so to programi iz zbirke Microsoft Office.

Vsi delodajalci morajo skrbeti za številne podatke, povezane s svojimi zaposlenimi, kako mora biti urejena kadrovska evidenca pa določa  Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti.

Prav vsak delodajalec je v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur.l.št. 40/06, v nadaljevanju Zakon) dolžan skrbeti za in voditi številne podatke, povezane z zaposlenimi. Same evidence nam olajšajo poslovanje, saj od vas zahtevajo red in organiziranost in vam tako, če ne drugega, prihranijo veliko časa, ko izpolnjujete svoje obveznosti.

Evidence, ki jih mora voditi delodajalec in jih določa Zakon so:

• evidenca o zaposlenih delavcih,
• evidenca o stroških dela,
• evidenca o izrabi delovnega časa,
• evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu (v večini primerov gre za evidence v večjih podjetjih)

Evidenca o zaposlenih delavcih

Je zelo obširna in jo je potrebno voditi od dneva nastopa delavca, do dneva prenehanja. Evidenca zajema:

• Podatke o delavcu (TRR delavca),
• podatke o delavcu (ime, priimek, EMŠO, matična in davčna številka, prebivališče, državljanstvo, invalidnost,  idr.),
• podatke o (morebitnem) delovnem dovoljenju delavca (velja le za tujce: vrsta, številka, trajanje delovnega dovoljenja, idr.),
• podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi (datum sklenitve, nastop dela, vrsta in razlog sklenitve pogodbe, idr.),
• podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi (datum in način prenehanja pogodbe o zaposlitvi).

Evidenca o stroških dela

Evidenco o stroških dela je potrebno dopolnjevati mesečno in zajema:

• Podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca (plača za tekoči mesec izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi),
• podatke o drugih stroških dela (povračila stroškov v zvezi z delom, regres, idr.),
• podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca (prispevki v breme delodajalca in prispevki v breme zavarovanca).

Evidenca o izrabi delovnega časa

Evidenca o izrabi delovnega časa se vodi predvsem z namenom pridobitev podatkov za obračun plače in zajema: podatke o številu ur, opravljene ure v času nadurnega dela, neopravljene ure, idr.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti

Vse podatke podrobno našteva Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, vodenje podatkov v praksi pa dandanes po večini zajemajo različni računalniški programi za vodenje kadrovskih evidenc in obračun plač, ki so sicer plačljivi, vendar priročni, saj nam prihranijo veliko časa.

Kljub temu, da Zakon omenja, da je treba omenjene podatke voditi v času, ko je delavec zaposlen, pa so osebni podatki zajeti tudi v dokumentih, ki jih je potrebno pridobiti oziroma skleniti s sodelavci, nekatere od njih pa hraniti tudi trajno. Priporočljivo je, da ima vsak sodelavec tako imenovano PERSONALNO MAPO, v katero lahko vlagamo vso dokumentacijo, povezano z delavcem. Dokumenti, ki jih moramo imeti in tudi hraniti trajno pa so:

• pogodba o zaposlitvi,
• obrazec PD (potreba po delavcu – priporočljivo, vendar ne nujna trajna hramba),
• prijava v zavarovanje – obrazec M1 (morebitne spremembe podatkov na obrazcu M3, morebitna prijava družinskih članov na obrazcu MDČ, po prenehanju pa tudi odjavni obrazec M2),
• zdravniško spričevalo,
• morebitne odločbe invalidskih komisij ipd.,
• morebitne odpovedi s strani delavca ali delodajalca.

Glede na zgornje zahteve ki so predpisane v zakonu v Ur.l.št. 40/06, predlagamo uporabo kadrovskega informacijskega sistema ZOHO People.